たった3つのポイントで変わる！効率的な報告術

　日々の報告、もっと効率的に、もっとわかりやすく伝えたいと思いませんか？無駄な時間を減らし、的確に情報を伝えることで、会議や日常業務が格段にスムーズになります。本記事では、物語のように長々と話さず、端的に要点を伝えるためのコツを具体的にご紹介します。

物語みたいに報告しない
大原則：結論先行
まず、構造化する
- PREP法
- 箇条書き
文を明確にする
効率的な報告を実践しよう

物語みたいに報告しない

　報告の際に背景や事情から始めるような時系列の話し方は避けましょう。このような報告は、相手に何を知ってほしいか、相手が何を知りたいかという視点ではなく、自分が何を話したいか、自分がどう話したいかという自分目線になりがちです。結果として、話のポイントとその補足情報が混在し、聞き手には「ああでもない、こうでもない」と聞こえてしまい、結局何が言いたいのかわからなくなります。特に会議では、参加者全員の貴重な時間を無駄にしてしまいます。

　この考え方は、口頭での報告だけでなく、メールや報告書などの文面での報告にも当てはまります。時系列でダラダラと書かれた文章は、読む側の時間を浪費し、理解を妨げます。

大原則：結論先行

　報告を効率的に行うためには、まず結論を最初に伝えることが重要です。最初に結論を伝えることで、相手は報告の全体像をすぐに理解できます。その後に詳細や背景を補足情報として提供することで、相手が必要な情報をスムーズに受け取ることができます。

　以下は、報告をする際に重要なポイントです。

報告：どうだった（結果）
依頼：どうしてほしい（依頼内容）
背景や理由：結論の補足情報として、その後に伝える

　結論にインパクトがある場合や、先に結論を伝えると怒り出してしまうような人に対しては、クッションとして背景や理由などの枕詞を簡潔に入れることも効果的です。ただし、これも意識して行うことが重要です。

まず、構造化する

　報告内容をわかりやすく伝えるためには、情報を整理して構造化することが大切です。構造化することで、伝えたい情報が明確になり、聞き手や読み手が理解しやすくなります。以下の方法を使って、報告内容を効果的に構造化しましょう。

PREP法

　PREP法とは、結論（Point）、理由（Reason）、具体例（Example）、再度結論（Point）の順で情報を整理する方法です。この方法を使うことで、情報が論理的に整理され、聞き手や読み手にとって理解しやすくなります。

結論：
　プロジェクトは成功しました。
理由：
　計画通りに進行し、すべての目標を達成したためです。
具体例：
　- 売上目標を20%上回る結果を出しました。
　- 新規顧客の獲得数が予想を30%上回りました。
　- コスト削減により利益率が15%向上しました。
再度結論：
　以上の理由から、プロジェクトは成功と言えます。

箇条書き

　報告をより端的に伝えるためには、箇条書きを使うことも効果的です。箇条書きは、情報を整理し、視覚的にわかりやすくするのに役立ちます。以下に、箇条書きでない例と、それを箇条書きにした例を示します。

箇条書きでない例

「昨日の会議では、プロジェクトの進捗について報告しました。その中で、現在の進行状況や今後のスケジュールについて詳しく説明しました。また、新たな課題として、リソースの不足が指摘されました。これに対して、追加のリソースを確保するための提案を行いました。」

箇条書きにした例
- 昨日の会議での報告内容
  - プロジェクトの進捗状況
  - 今後のスケジュール
  - 新たな課題：リソースの不足
  - 提案：追加のリソースを確保

文を明確にする

　一文一意味を心掛け、文章をシンプルにしましょう。読点でダラダラと続く長文は避け、無駄な言葉を削除します。

冗長な表現

　定性的な修飾語（とても、非常に、大幅な、など）は、あってもなくてもポイントは伝わるため、使用しないようにしましょう。

とても重要だと思います⇒重要です
非常に大切なことです⇒大切です
大幅な減少が見られました⇒減少しました

　冗長な表現を切り捨てると、細かなニュアンスは落ちます。それでいいのです。多くのシーンでは、伝えたいことは内容です。ニュアンスではありません。ニュアンスにこだわる人はビジネスのスピードが遅いです。YesなのかNoなのかはっきりせず、思いを巡らせたり、主観的な推測をベースに行動するなど、無駄な時間や行動が発生するためです。

　お客様への説明やインパクトのある内容の公表など、どうしてもニュアンスが重要なシーンはあります。そのときはきちんと、「今はニュアンスが大事なのだ」と理解することが重要です。